Video Konferenz erfolgreich meistern!

Das Virus hat in wenigen Wochen das geschafft, was Hersteller von Digitalsierungstools in den vergangenen Jahren nicht erreicht haben. Das verteilte Arbeiten im Home Office ist zu einer Pflicht entstanden. Wofür so mancher Arbeitnehmer Jahrelang gebettelt hat, ist durch die Unternehmer per Order freigegeben.

Wie meistert man nun aber die Arbeit im Home Office? In diesem Beitrag betrachten wir die richtigen Vorbereitungen und Verhaltensweisen in Video Konferenzen.

Schritt 1: Vorbereitung

Kleidung
Wie im normalen Meeting ist auch im Video Call ein angemessenes Aussehn entscheidend. Kapuzenpullover oder Nachthemd sind selten die passende Kleidung. Vermeiden Sie in der Oberbekleidung zu viele Weißtöne (insbesondere vor einem weißen Hintergrund) und zu viele Muster. Pastellfarben funktionieren am besten vor der Kamera

Beleuchteter und ruhiger Raum
Eine ideale Umgebung ist ein heller und ruhiger Raum mit wenig Echo.

WLAN Empfang
Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät eine gute Signalstärke aufweist. Video Übertragungen benötigen eine starke und stabile Netzwerkverbindung

Schau ins Licht
Vermeiden Sie starke Lichtquellen hinter sich. Die Kamera passt die Belichtung an und Sie sind kaum erkennbar. Wenn möglich platzieren Sie die stärkste Beleuchtung vor sich, damit ihr Gesicht beleuchtet ist.

Prüfen Sie Ihren Hintergrund
Schauen Sie sich um, stellen Sie sicher, dass dort nichts ist, was Sie lieber nicht gesehen haben möchten oder was andere in der Besprechung möglicherweise starkt ablenkt.

Kamera auf Augenhöhe
Versuchen Sie die Kamera so zu positionieren, dass sie ungefähr auf Augenhöhe oder etwas darüber liegt.

Störungen vermeiden
Sagen Sie Ihrer Familie, dass Sie einen Videoanruf führen und schließen Sie die Türen. Haustiere und Kinder sind neugierig.

Mach es dir bequem
Nehmen Sie sich 4 oder 5 Minuten vor dem Anruf Zeit, um zu überprüfen, ob alles funktioniert und Ihr Lächeln zu üben.

Schritt 2: Während des Anrufs

Jetzt ist es Zeit die Verbindung herzustellen. Hier sind einige Dinge zu beachten:

Früh einwählen
Stellen Sie ein paar Minuten im Voraus eine Verbindung zu Ihrem Meeting her. So haben Sie etwas Zeit, um auftretende Probleme frühzeitig zu beheben – der Zeitvorteil senkt den Puls.

Sparen Sie nicht bei Einleitung
Begrüßen Sie sie zunächst alle herzlich. Stellen Sie sicher, dass jeder Anrufer weiß, wer da ist und das jeder den Zweck des Anrufs kennt.

Regelmäßig nachfragen
Gehen Sie nicht davon aus, dass die anderen Teilnehmer sehen und hören, was Sie erwarten. Wenden Sie sich an sie, insbesondere wenn Sie Dokumente oder Bildschirme freigeben. Lassen Sie sich bestätigen, dass die Dokumente vorhanden sind und ihr Bildschirm zu sehen ist.

Lächeln Sie
Videoanrufe sind für viele eine ungewohnte Situation und daher kann ein Lächeln und eine entspannte Körpersprache einen großen Beitrag zur Beruhigung aller leisten. Schauen Sie regelmäßig direkt in die Kamera um „Augenkontakt“ mit anderen Anrufern herzustellen.

Verwenden Sie die Stummschaltung
Husten, Niesen, Bellen, Tastaturklicks und Sirenen können leicht durch Stummschalten vermieden werden. Wenn Sie nicht sprechen, drücken Sie die Stummschaltung, wenn Sie sich in einer lauten Umgebung befinden. Scheuen Sie sich nicht andere Teilnehmer zu bitten, dies ebenfalls zu tun. Wenn Sie sprechen möchten, denken Sie natürlich an die Stummschaltung!

Bitten Sie um Feedback und Input
Situationen in denen zwei oder mehr Personen gleichzeitig sprechen sind schwierig. Pausieren Sie daher für Kommentare und Feedback. Wenn jemand still ist, fragen Sie die Person mit Erwähnung des Namens.

Zusammenfassen und bestätigen
Am Ende des Anrufs ist es hilfreich die Diskussion und die Ergebnisse zusammenzufassen und zu überprüfen, ob alle Teilnehmer einverstanden sind.

Ruhig bleiben und weitermachen
Manchmal treten Störungen auf, aber die Technik findet sich grundsätzlich schnell wieder ein. Also gehen Sie nach einer kurzen Pause einfach weiter. Normalerweise läuft alles gut.

Schritt 3: Nach dem Anruf

Verhaltensweisen nach dem Video Call können ebenfalls einen Unterschied machen. Hier einige Hinweise dazu:

Verlasse die Konferenz
Selbst die erfahrensten Videoanrufer können manchmal vergessen, den Anruf zu verlassen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den Anruf beenden. Niemand möchte hören, wie Sie den Wellensittich süß reden oder sehen, wie Sie Ihre Unterwäsche richten.

Dokumente löschen
Wenn Dokumente oder andere Artefakte im Anruf freigegeben wurden, überprüfen Sie, ob sie entfernt oder archiviert wurden.

Teilen Sie Aufnahmen und andere Dokumente
Viele Tools ermöglichen die Aufzeichnung des Anrufs oder die gemeinsame Erstellung von Materialien über gemeinsam genutzte Whiteboards usw. Stellen Sie sicher, dass diese nach Bedarf freigegeben oder für später archiviert werden.

Danken Sie den Teilnehmern
Ein kurzes Dankeschön und vielleicht eine Bitte um Ideen, um zukünftige Anrufe effektiver zu gestalten, wird oft geschätzt. Und es kann Personen, die sich während des Live-Anrufs nicht wohl gefühlt haben eine zusätzliche Chance geben ihre Ansichten mitzuteilen.

Herzlichen Glückwunsch
Wenn Sie eine großartige Video Konferenz durchgeführt haben, die ihre Ziele erreicht hat und dafür gesorgt hat, dass sich die Menschen wohl und engagiert fühlen – Klopfen Sie sich ruhig auf die Schulter!

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